一位宾客要组织一场会议，或是要参加一次大型会议，最让他担忧的是什么呢？令人沮丧永不准时的接机服务，毫无次序的房间安排，让人眼花缭乱的会议日程，老是碰壁的提问，问题永远在解答过程中……这些都会让他或者他们宾客焦头烂额，更不用提感受到饭店贴心的服务了。
虽然会议接待有会议组织者在协调沟通，但饭店如若能提供更好的服务，让会议组织者更为轻松，使得整个会议显得格外顺利，那又何乐而不为呢？试想，一位客人参加一次大型会议，整个会议安排简洁明了，总有服务人员出现在你需要的地方，一个眼神就能享受到该有的服务，这样不是让人很愉快吗？这样的接待工作想必会让客人对饭店有十分良好的印象。
在杭州开元名都大酒店，就有这样一支队伍，所奉行的就是竭尽所能为宾客服务的宗旨，旨在为会议组织者和与会宾客提供至臻会议服务，一站式的服务让会议在饭店融会贯通。
会议金钥匙团队提供一站式服务
深色笔挺的西服，胸前佩戴着一个巴掌大的金色圆徽标中有两把钥匙的图案特别显眼，他们就是杭州开元名都大酒店的会议金钥匙们，如果你遇到任何问题，都可以询问他们，相信必定会有一个满意的回复。
“会议金钥匙”是杭州开元名都大酒店的首创，这支队伍始于2010年的7月。与传统概念上属于前厅部的饭店金钥匙不同，“会议金钥匙”专为会议服务，它的岗位职责是24小时为任何会议客户的需求提供一站式服务。负责重要会议的服务设计和接待工作，在会议期间维系会议方、会务组与饭店之间各项工作的纽带。他是会议在饭店的住宿、餐饮、会务等各种服务的“总协调师”，不但需要事无巨细地负责一场会议的任何细节，比如台型、灯光、音箱、背景音乐、会场温度等等，还要帮助会务组与饭店餐饮、房务等部门协调餐饮住宿等问题。
“会议金钥匙”将前厅部首席礼宾司金钥匙精神及专业的会议服务运用到会议服务中去，是专职服务于重大会议的会议服务使者。除此之外，和传统“金钥匙”一样，“会议金钥匙”还需要负责会议在饭店以外的各种延伸服务。
他们是“金钥匙”服务的全新延伸
饭店行业的金钥匙，许多人都知道是位于礼宾岗位，向宾客提供各类委托代办服务。但在杭州开元名都，我们期待“金钥匙”服务有着更多的延伸，特别是与饭店擅长的会议服务相结合。这个全新的理念和计划获得了中国金钥匙总部的授意及关心，我们希望能将金钥匙“无所不能、竭尽全力”的服务精神注入到会议服务中去，从而更好地提升杭州开元名都的会议品牌，更好地发挥竞争优势。简单说，他们就是会议客人的贴身管家，只要客人有任何难题，找到他们就等于找到了解决方法。
而要成为一名合格的会议金钥匙也不是一件简单的事，至今，杭州开元名都大酒店的会议金钥匙队伍的正式成员仅3人。这少少的3人，是百里挑一的人选。他们经过了高强度的培训和严格的考核。外形需要体貌端正，语言要求基本流畅的英语听说能力，两年以上相关工作经验并拥有饭店培训合格证书。具有较强的语言表达能力，应变能力强，良好的组织能力和团队合作精神。而这些仅仅是初步入选的要求，其他诸多细节服务知识都需要在具体服务中得到运用，例如宴会礼仪、大型公司会议流程惯例，甚至是法律法规和政府政策都要有所涉猎。
在会议金钥匙团队中，有来自爱尔兰饭店管理专业留学5年经历的海归，接受了西方饭店管理模式的他却能将所学与中国特色饭店完美地融合在一起，创出了一套富有名都特色的会议宴会服务模式。他喜欢与来自不同国家的客人交流，英国、法国、意大利、韩国、巴西，在他看来，只有最大限度听取客人的感受才能将服务做到极致。
团队中，也有国内旅游管理专业院校的科班出生的高材生，他成绩斐然，但却从宴会服务工作一步一步开始成长。在成为会议金钥匙之前，他是饭店高级宴会服务师队伍的队长，这支队伍同样在业内有着良好的声誉。从高宴队长转变为会议金钥匙，他感叹所学的还远远不够，至今他仍坚持每天学习，包括红酒知识、色彩搭配、晚宴礼仪等，这是一门永无止尽的学习。
团队中，更有从事高星级饭店会议宴会服务近10年的实践派，他积累了丰富的接待经验，熟知各方面细节服务流程的他，世界金钥匙组织年会、联合国CCPR第四十届年会、世界茶叶组织会议……他都接待过。而对于VIP接待，他更有自己总结归纳的一套流程方法，现在已运用于饭店宴会会议VIP接待。
如果去看一名会议金钥匙一天的行程表，他可能是这样工作的：
早上，参加部门例会，汇报所负责会议的运转状况并了解当日和明日预订情况；
上午安排与A会议方的沟通和协调，严格执行既定的会议服务方案。并根据会议重要性、规模、主题全面设计、制定会议服务计划书，主动营造和设计会议服务亮点，如会前提醒音乐设计、茶歇入场摇铃提醒服务、茶歇布置风格设计、台形与场地搭配设计等。
之后与B会议主要负责人见面介绍，并发放会议服务名片及专职会议通讯工具，做好会前各项准备工作和沟通。下午B会议开始前，对会议现场布置、台形、灯光、室温等相关工作做好监督和把控。B会议开始之后，做好现场协调以及突发工作的解决处理，随时注意会场情况，对接待中的临时服务能够提前或及时作出反应，以最佳服务状态、最正确的方式处理工作。
B会议结束后，完成会议总结报告、会议客史档案的收集和整理工作，建立完善的档案制度。总结会议接待过程，写好会议接待报告，做好会议接待的档案记录（会议台形、服务内容、主要领导客史及相关图片资料）。
晚上还要参加C会议的会前协调会，完整记录会议工作项目与协调内容，会后对各项工作及时做好沟通和跟进。
Ta们说
LISA，某世界500强医药企业买办部负责人，主要负责中国区域公司在内地各类大型会议召开的组织安排工作，该公司分别于2008年、2009年、2010年在杭州开元名都大酒店举行700人以上会议。
“这是一个我新接触的饭店品牌，是中国的民营饭店品牌，这和以往我们倾向于外资品牌饭店的思路有点不同。第一次是因为北京奥运会，会议安排必需做重大调整，于是考虑旅游胜地以及大客容量五星级饭店，而在杭州的开元名都大酒店很符合我们的要求。事实证明我们的选择是正确的，他们的会议、餐饮、客房工作都安排的很到位，这让我们有了再次合作的可能性。而之后的两年，我们之间的合作也很愉快，他们的会议金钥匙很能把握我们的需要，会从我们的角度思考问题，可以说是有求必行，节省了我们不少麻烦。印象最深的是一次现场布置的更换，因为领导的意见，半夜12点提出要改换台型布置。本以为这个要求会被拒绝，但他们一直坚持到凌晨2点全部布置完毕，希望今后我们还能继续合作。”
ERIC，某IT公司区域业务经理，工作原因经常出差参加各类会议，曾在2010年参加过在杭州开元名都大酒店举行的某IT巨头的千人大会。
“这家饭店的楼层高，首先就让人印象深刻，会议室的数量也多，配备很齐全。尤其是会议服务，算是比较专业的了。印象最深的一件事是晚上九十点钟的时候，我发现自己的一份重要资料可能落在了会议室。联系了饭店服务员，去了会议区域，是一名饭店会议金钥匙接待的我，许诺帮我寻找让我安心。第二天我去开会的时候，他就把这份资料交到了我的手上。据说他们的手机是24小时不关机的，这会让客人感觉很安心。”
会议金钥匙，这是一支年轻的队伍，这是一门有着更多发展空间的服务，杭州开元名都大酒店着力培养这支“竭尽所能为宾客服务”的专业化服务队伍，旨在为宾客提供“东方文化与国际标准完美融合”的服务，期待让会议在这里融会贯通。
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