2012年4月26日-27日，中国旅游饭店业协会第六届四次理事大会、第二届中国饭店金星奖颁奖典礼在宁波南苑饭店隆重举行。南苑集团荣膺“特殊贡献奖”。此次会议历时两日，由理事大会、行业专家讲座、颁奖典礼等议程组成。国家旅游局党组成员、中国旅游饭店业协会副会长吴文学、中国旅游饭店业协会秘书长蒋齐康、浙江省旅游局副局长许澎、宁波市旅游局局长励永惠等领导出席此次大会。南苑集团特邀著名主持人王冠、毛威联袂主持此场盛会，来自全国各地的400多名行业精英代表共襄盛举。
南苑集团作为此次大会主要接待单位，专门成立了接待筹备工作小组，委派骨干力量至饭店协助组织各项工作，由集团总裁乐志明亲自担任总指挥，集团职能部门倾力协作，饭店各级管理人员更是不敢有丝毫松懈，奋战数个通宵完善前期各项准备工作。从总体方案到细节流程，从接机入住到宴请服务，事无巨细一一制定了详细的流程和预案。由于分工明确、衔接顺畅，饭店的此次接待活动，受到了全国各地同行精英的一致认可，参会嘉宾纷纷通过表扬信、短信、微博等方式肯定南苑的环境和服务！面对如此赞许和褒奖，集团员工的工作热情、团队信心及凝聚力得到了大幅提升。活动结束后，我们将接待过程和经验进行总结分析，具体归纳为以下四个方面：
一、交通服务、入住接待：分工协作、预案齐全、衔接顺畅
会议的接待议程中，信息确认、嘉宾签到入住、车辆接送是最重要的三项工作，由会务组和交通组衔接落实。会务组作为此次接待活动的主要联络部门，承担着重要的VIP宾客对口接待工作。23日一早，小组成员便开始通过电话、短信，仔细确认与会嘉宾的飞机航班和到店时间，并由会务组组长将信息汇总后统一对接至交通组，以确保每一位客人的接送工作都及时到位。大会期间，会务组成员每人负责接待10家单位，负责会议信息提醒，嘉宾在店期间的跟踪接待等。饭店此项贴心细致的服务得到参会嘉宾及行业主管部门的一致认可，众多宾客都对饭店的周到安排给予了热情的赞扬，期间更是主动与饭店管理人员交流接待心得并互换名片，为饭店在全国范围内开展同行交流开辟了更广阔的空间。
二、会议宴会接待：菜肴服务双管齐下、品质特色竞相出色
会议宴会是接待任务的重中之重。此次活动接待议程安排紧凑，短短三十个小时内共有三场会议、一场颁奖典礼、一场晚宴、三场自助餐，各项活动总接待人数近3000人，参会代表均是饭店同行的专家。面对如此严峻的大型活动接待任务，餐饮服务接待小组密切配合、分工协作，向全国同行展现了南苑精湛、细致、美丽、快速的服务品质。
颁奖典礼的招待晚宴，在集团餐饮顾问戴永明老师带领下，各厨师长反复钻研菜肴，经过无数次的试菜、选材、筛选，最终确定了体现宁波特色又不失五星品质的菜单。晚宴开场，服务人员手端青色竹编托盘，青花瓷碗映着蓝白印花布，一道晶莹剔透、软糯香甜的宁波汤团为主角的出菜秀震撼全场。一道道精美的菜肴不仅融入了江南秀美的韵味，更凸显南苑餐饮的精湛品质，参会嘉宾无不交口称赞。
大型活动接待最难在于细致。餐饮接待小组借鉴饭店参加第一届中国饭店金星奖颁奖典礼的情况，分析此次颁奖活动接待不同的议程安排，提前考虑各环节可能出现的问题，做好应急预案。由于晚宴参会嘉宾众多，为确保晚宴入场秩序，餐饮接待服务小组于25日晚根据参会代表的实际报到名单，通宵达旦落实近500名晚宴代表座位分布图，确保颁奖典礼顺利举行。同时，考虑到颁奖典礼结束后即是招待晚宴，考虑到获奖嘉宾携带奖牌用餐极为不便，饭店协调组委会调整颁奖形式，于宴会结束后统一在指定地点领取奖牌，并现场提供奖牌快递服务，免除获奖单位对厚重奖牌保管运输问题的后顾之忧。
美丽，永远是此次活动接待中最璀璨的亮点。耗资几十万的舞台舞美效果，使颁奖典礼现场流光溢彩，华丽辉煌；宴会餐台布置精致典雅，全新的亚金色台布映衬着金星闪耀，红色的主题插花将会场烘托得更加热烈喜庆；精挑细选的宴会服务人员身材高挑、形象俱佳，茶花吐艳的全新制服将每一位服务人员装扮得高雅、美丽，一颦一笑、一举一动，时刻传递着南苑的品质！
三、客房接待：卫生工作精益求精、细节服务考虑周全
此次参会嘉宾均是来自于全国各地星级饭店的管理人员，其中不乏各级星评人员及行业专家。而且行业主管部门集中住店的要求更是给饭店客房带来不小的压力。为确保在最短时间内提升饭店客房品质，在集团总裁室的指示下，饭店对房间及走廊的地毯、窗帘、床尾巾、沙发及椅子的软包进行了更换，同时全面提升洗浴用品档次，增加了花草及工艺品的布置，温馨间显现格调。
除了对客房硬件设施提升外，集团从各子饭店借调优秀员工参与服务，确保每个楼层均有一名管家做好迎送工作。管家服务期间，要求深入落实个性化服务，通过留言方式及时反馈宾客意见，积极落实宾客需求。大会期间，饭店客房部收到员工表扬信不计其数，字里行间表达对服务的认可。
四、后勤保障：事无巨细、全力以赴为金星奖保驾护航
接待小组成立之初，饭店同步成立了以总办、人力资源部、安全部、工程部为核心的后勤保障小组。虽说工作内容涉及实质性的接待服务不多，但部门管理人员仍不敢有丝毫松懈，从饭店外围小广告的细致清除到会议前期设施设备的全面检查、调试，事无巨细、亲力亲为。
会议接待期间，各职能部门提前预留车辆，加派人手24小时巡查停车场及饭店内、外围区域，确保参会宾客的停车会及车辆安全。同时，在工程保障方面，饭店提前对商务楼客房及公共区域的装饰面进行整修，更换翻新相应设备，确保饭店硬件品质。同时为确保第二届中国饭店金星奖接待期间的能源供应，饭店提前拟函至供电局、自然水公司、热力公司等职能部门，确保接待需求。
金星璀璨、荣耀南苑！此次盛会不仅为南苑集团带来了名誉的光环，也为我们的服务和发展带来了无限提升的可能性。南苑集团将继续秉承“服务创造价值，品质铸就经典”的经营理念，从品牌制造向创造跨越，更加自信地迈步前行，彰显品牌榜样的无限魅力。
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