随着会议酒店的兴建,酒店会议经理作为会议协调等工作的负责人,对于个人能力有着相当高的要求。在会议活动专案执行过程中,酒店会议经理需协调会议方以及会议代表在会议活动专案执行期间的各种需求,并协调好公司各职能部门的工作,从而避免会议期间各种意外的发生,稍有闪失,就会让会议方以及会议代表对酒店的印象大打折扣。因此,对于酒店会议经理来说,能力是至关重要的。
一、 统筹组织能力
酒店会议经理需要从客户的角度出发策划客户要求的会议活动专案,并对接公司各职能部门,跟进并执行会议活动,负责会议活动现场的整体执行以及管理。因此,酒店会议经理看问题的角度就不能局限于小小的一块,而是要全面的看待问题,并具有一定的统筹组织能力。
试想,如果酒店会议经理在执行会议活动专案的时候,只是将目光投向了会议场地布置环节,而忽略了酒店各相关职能部门的协调,那么这样的会议注定是杂乱无章,毫无条理性的。所以,作为酒店会议经理,需要较强的统筹组织能力,把整个会议活动专案的会前、会中、会后三个方面进行统筹考虑,做好周密部署,确保每个环节不出纰漏,以致于会议的顺利展开。
二、 协调沟通能力
酒店会议经理的首要任务是需要了解客户对于会议活动的要求,因此,酒店会议经理的协调沟通能力是不可或缺的。客户的要求是酒店会议经理策划会议活动专案的主要信息来源,一旦没有清楚地理解客户的需求,策划出与客户需求相反的会议,那么就会造成客户对于酒店的反感以及不信任。
另外,作为会议活动的执行者,酒店会议经理还需积极主动与参会的领导、各方面的代表和人员进行沟通,充分了解一些重要嘉宾的工作习惯等,提前做好准备。
三、 细致落实能力
俗话说,细节决定一切。有时候你并不在意的那小小细节,就会让你所有的准备前功尽弃,因此在细节上的落实也是相当重要的。
酒店会议经理在会议活动执行上,应该把会务的整个环节考虑和落实的越细越好,比如领导讲话的话筒音质和音量、与会人员作为提醒、合影留念的安排、会议结束后送站、就餐的安排、领导讲话的录音等等,会议成败的关键往往在于是否细致落实。
四、 合作共事能力
一次大型会议活动的策划与执行,就好比一个项目,不是一个个体能够完成的,它需要一个团队的共同努力才能够完成。
而作为主办会议的管理者,酒店会议经理需要挑选合适的人才,并善于调动各方面的积极性,发挥团队中各工作人员的能力,力求团队中的每个成员具有相互补台、相互配合支持、主动当好配角的精神,这样才能将会议活动做得尽善尽美。
五、 总结提高能力
总结并不是为了列举之前工作上的各种不足,而是为了以后活动的执行而积累经验,只有在活动中寻找出自己的不足,吸取教训并提出改进的措施,才能为以后的工作提供借鉴。
作为会议活动的总体执行者,酒店会议经理则要做个表率作用,在会议结束后,组织团队成员,及时进行总结分析,肯定好的做法,查找不足,研究改进的措施,为做好今后的工作积累经验。
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