近年来，中国MICE市场正以每年20%的速度增长，每年在中国举行的会展达4000多个。饭店若要成功承办MICE活动，对其硬实力及软实力都有很高的要求。所谓硬实力，就是饭店的客房、会议室、餐饮设施及配套设备都必须达到一定规模和先进水平，而软实力则是指筹备大型活动的经验、专业知识及服务水平。饭店能否提供这些软硬服务，决定了会议组织者的抉择。
一、会展场地
有资料表明:70％的会议组织者认为在选择饭店时要重点考虑饭店“会议厅的数量、大小、质量”，而展厅是展览能否顺利举行的先决条件。因此，饭店须拥有一定数量的适合各种会展活动的场地。如：三亚家化万豪度假酒店具备充裕的会议场地，拥有一个面积达830平方米的无柱大会议厅，可自由分隔，适合各类会议需求；五个中型会议厅和一个董事会议厅，均配备高速无线/宽带上网和先进影音设备。北京万豪酒店，更是集团设于美国市场以外规模最大的万豪酒店，拥有1312间客房，3个宴会厅及10多个多功能厅，可提供总计4000平方米的会议空间。其大宴会厅可安排750位客人的坐式晚宴，其中一个独立的门厅可作为晚餐前的鸡尾酒会接待区，城墙宴会厅可容纳300位客人，行政宴会厅则是一个更为精巧的宴会场地，可容纳100位客人。
1、会议场地需要的条件：
1）合适的会议室面积
2）会议室做不同作用安排时，其容量的大小
3）隔音是否良好
4）电源开关和冷暖气控制是否单独分开
5）良好的会议室音响系统和效果
6）固定设备，如：白板银幕和家具
7）会议室是否无柱子障碍
8）良好的采光
9）无线宽带
10）足够的电源插座
11）会议室的高度
12）洗手间的位置、数量及整洁程度
13）衣帽间的位置和数量
14）消防安全逃生口
2、展览场地需要的条件:
1）有多少卸货点，距离展览区的远近
2）是否有货运接收区
3）设备：空气压缩机的水排水系统电力煤气电话插座
4）最大地面承载量
5）警卫区
6）紧急逃生口
7）展览与餐饮、洗手间、电话等的距离
8）是否需特别装潢来增加场地外观
9）灯光是否需要补强
10）展览场地是否接近会场
11）是否可提供展览厂商一间临时工作用办公室
12）存放打包箱的地点和方式
对一般饭店而言，更多的是接待会议，而承办展览的规模并不会太大，因此，许多饭店在需要时会将会议场地临时转变成展览场地。饭店的许多公共区域就可以充当会展场地。如：无锡凯宾斯基酒店将饭店大堂的一块区域做为新款奥迪轿车的展示。除了专用场地外，有时还可以用休息室，套房配上会议桌等会议设施用来召开小型会议，饭店甚至还可以将停车场、游泳池或草坪等场所用来办会展。而采用什么场地，需要根据会展类型、内容和规模做合理安排。会议组织者在做会议计划时一般会要求详细的会展场地资料，如每个会议室的草图，包括会议室高度、出入口、灯饰、障碍物等，以及会议室采用不同布置方式时的最大容量。
二、专业的视听设备
随着网络科技的发展，会务活动也有了很大的变化。现在人们可以借助音频设备，视屏设备召开会议。国际会议对视听设备方面的要求更是严格，对音响、麦克风、放映机、银幕等都有一定的质量要求，这些往往需要有专业的人员协助规划。会议设备价格昂贵，使用率并不是很高，如果饭店不是经常承接需要较多视听设备的大型会议，可以向专业的机构租用这些设备。租赁时要注意设备的性能和适用场合和租金。特别要在会前逐一检查，预先调试，试放试播，以确保这些设备完好并保证所有与会人员在座位上都能看到图像。专业的视听设备有：放映设备，如：幻灯机、实物投影仪、追光灯、银幕、播放机、镭射灯；音响设备，如：麦克风，录音设备；特殊视听系统，如:多媒体设备，同声传译设备等。
三、专业的会展服务人员
饭店会展服务人员负责会展活动的接待和现场服务。饭店除了常规配备的前厅、接待、客房服务、餐饮服务、保安等岗位外，还应配备专门或者主要为会展提供服务的人员，专业的会展有会议服务专员、迎宾礼仪、现场签到服务、会场服务、视听设备控制、会议营销等人员。会展服务人员涉及到的层次较多，专业性较强，很多时候需要根据具体会展活动的需要来配备。作为饭店来说，既要培养专业性强的技术人员，又要充分采用现有的人力资源。饭店应根据自己现有的人力资源开发，培养饭店员工成为多面手。如有的饭店将保安、餐饮服务员培训成具有一定技术能力的会展服务员；有的饭店则相反，将会展服务人员训练成具有餐饮服务能力的服务人员为饭店会展服务。
会展服务人员应具备的基本素质包括：
1、具有娴熟的专业技术和服务技能
娴熟的专业技术与服务技能是每一个饭店会展服务人员必备的首要素质条件。因为，只有具有了有关会议设施的安全操作使用会场布置会议接待会展服务的专业知识才能为会议提供有效准确的服务。饭店之所以能举行各项会议，除了设施场地等硬件条件外，一个重要的原因就是有能力提供专业的会展服务人员，他们能对会议活动进行有效策划和组织与服务，并能为与会者提供指导，确保了会议的成功。专业的会展服务队伍对会议市场保持永远强烈的吸引力，同时为饭店服务树立了良好的形象。如：北京万豪酒店拥有一支MICE服务专家队伍，包括有经认证的会议专家、婚礼策划师以及万豪Redcoat宴会专员和万丽PlumPerfect宴会专员。
2、乐于与人交往，具有人缘和亲和力
会议圆满成功是每一个会展服务人员追求的目标。因此，会展服务人员必须始终耐心细致地为每一个与会者服务，既要协调整体会议的过程，又要真诚友好地为每一个与会者提供个性化服务。会展服务人员要在繁杂的环境中以开朗乐观的心情、幽默愉快的态度做到有求必应，让与会者感到容易接近。
3、善于指导与诱导，具有一定组织能力
会展服务人员要成为与会者心目中的专家，必须懂得与人交流的技巧，通过及时地给客人提出建议作出指导，妥善协调各方关系，使与会者能自觉去遵守和执行，始终保持会场活动有序。会展服务人员必须具有号召力，以调动与会者的积极性。
4、热爱生活，乐于与不同文化背景的人打交道
与会者来自不同国家地区，不同民族具有不同的文化背景。会展服务人员应了解不同国家的风俗和生活习惯，才能有强烈的愿望去与客人打交道，为他们提供高质量的服务，并从中获得宝贵的人生经历。
5、具有适应多种工作角色的能力
因饭店经营活动的变化和会议活动的差异性，会展服务人员永远处于动态的环境中，一个会展服务人员至少应会两个岗位以上的工作，这就需要不断加强培训，更新知识，使自己能根据饭店经营活动的变化来调整自己的角色，以便能及时胜任新的工作。
四、会展服务项目
针对会展活动的一些特殊要求，饭店还应提供相应的服务项目，这些服务项目不同与饭店的其他服务，有些还有很强的专业色彩，需要从饭店外部协作单位获得支持和供应。主要有：展厅设计布置、票务代理、会议用车、摄影、秘书速记、会议礼仪、游艺活动、晚会、文艺演出等。
综合上述，具备了软硬实力的饭店，也就具备了接待会展接待的条件和能力，这才是名符其实的会议型饭店，也必将是会展主办方首选的饭店。
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